首先,应当遵循国家有关法律法规,如《个人所得税法》及相关规定。其次,凡是非正常退税的,必须有充分的证据证明,并经有关税务机关审查后,才能正式登记办理退税。 此外,根据《中华人民共和国个人所得税法实施条例》的具体规定,当员工的离职时间超过一年的,个人所得税应由有关单位代扣代缴,并办理非正常退税。在此情况下,应当尽快办理非正常退税,以及处理员工的投诉。 此外,为了提高管理效率,有关企业可以建立个税管理系统,实现对员工个税管理的自动化,将每个员工个税申报、代扣代缴、退税等数据进行集中管理,从而有效提高企业的文件管理水平。